Наказ про звільнення за власним бажанням: як оформити без помилок
Наказ про звільнення за власним бажанням — це внутрішній документ роботодавця, який підтверджує рішення працівника припинити трудові відносини за статтею 38 Кодексу законів про працю України. Без цього наказу заява працівника залишається проханням, а сама процедура — незавершеною. На практиці кадровики припускаються трьох типових помилок: складають наказ із власними формулюваннями, плутають дати та підстави, або взагалі готують документ раніше, ніж працівник подав заяву. Усе це створює ризик скасування наказу в суді та відновлення на роботі з виплатою середнього заробітку за час вимушеного прогулу.
Підставою для наказу є особиста заява працівника. Якщо працівник перебуває у відрядженні, на лікарняному чи у відпустці, його право написати таку заяву зберігається. Роботодавець не має права відмовити у прийнятті заяви чи перешкоджати звільненню, якщо подано її в межах двотижневого строку, передбаченого статтею 38 КЗпП. Водночас сам наказ не може бути підставою для звільнення, якщо немає заяви — це пряме порушення, яке суд визнає незаконним.
Нижче — покроковий порядок, як скласти наказ, яку дату в нього ставити, які реквізити обов’язкові, і чим загрожує підписання «заднім числом». Усе з орієнтацією на чинне українське законодавство станом на 2026 рік, без посилань на застарілі норми та без шаблонів із сумнівних сайтів.
Підстави та нормативна база для наказу
Роботодавець складає наказ про звільнення за власним бажанням на підставі статті 38 КЗпП України. Це ключова норма, яка дає працівникові право розірвати безстроковий трудовий договір, попередивши роботодавця письмово за два тижні. Для працівників на строкових договорах існує окрема стаття 39 — вона передбачає дострокове розірвання за певних умов, але сам порядок підготовки наказу лишається однаковим.
У кадровому обліку наказ реєструють у книзі наказів, вносять запис до трудової книжки (або формують електронний запис через портал «Дія», якщо працівник обрав цифровий формат) та роблять відмітку в особовій справі. Формулювання в наказі має дослівно відтворювати підставу зі статті 38, інакше під час перевірки Держпраці виникнуть запитання.
Важливий нюанс: Кодекс законів про працю України не містить єдиного бланка наказу. Форма довільна, але обов’язкові реквізити передбачені типовими правилами внутрішнього трудового розпорядку. Якщо на підприємстві є власна форма наказу, затверджена наказом керівника, дотримуйтесь саме її.
| Реквізит наказу | Що має містити | Типові помилки |
|---|---|---|
| Дата і номер | Реєстраційний номер за книгою наказів, дата не раніше останнього дня роботи | Дата збігається з датою заяви, хоча ще минув 14-денний строк |
| Підстава | «Заява працівника від [дата], ст. 38 КЗпП України» | Пишуть «за згодою сторін» або «у зв’язку з сімейними обставинами» |
| Формулювання | «Звільнити [ПІБ] [посада] за власним бажанням [дата]» | «Звільнити з роботи» — некоректно, бо звужує процедуру |
| Підпис | Керівник або особа за наказом про право підпису | Підписує керівник філії без окремого доручення |
| Ознайомлення | Підпис працівника в графі «З наказом ознайомлений» | Працівник відмовляється підписувати — немає акта про відмову |
Строки та дотримання двотижневого попередження
Строк попередження — це календарні 14 днів, не робочі. Відлік починається з наступного дня після отримання заяви. Якщо працівник подав заяву 5 серпня, останнім днем роботи буде 19 серпня. Якщо цей день припадає на вихідний або свято, останнім днем вважають перший після них робочий день, і наказ видають саме на цю дату.
Скоротити строк можна лише за згодою роботодавця. У наказі це фіксують окремим пунктом: «У зв’язку з досягненням домовленості між працівником і роботодавцем строк попередження скорочено до ___ робочих днів». Без такого пункту скорочення оформлення вважають порушенням.
Скасування наказу після його підписання можливе тільки до дати, зазначеної як останній робочий день. Працівник має право відкликати заяву письмово. Якщо роботодавець уже видав наказ і провів розрахунок, відкликання приймають лише за відсутності іншого працівника, якому вже обіцяно це місце.
Формулювання та зразок тексту наказу
Кадровики часто шукають готовий зразок наказу про звільнення за власним бажанням і копіюють перший-ліпший варіант. Це ризиковано: деякі шаблони містять формулювання на кшталт «у зв’язку з переходом на іншу роботу» без уточнення підстави, а суд розцінює це як підміну статті 38. Нижче — перевірена структура, яка відповідає вимогам Держпраці та судової практики.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Колос-2024»
НАКАЗ
14 серпня 2026 р. № 78-к
м. Київ
Про звільнення Коваленка Олега Сергійовича
за власним бажанням
Коваленка Олега Сергійовича, менеджера з продажу відділу В2В, звільнити 19 серпня 2026 р. за власним бажанням у зв’язку з неможливістю продовжувати роботу з підстав, передбачених статтею 38 Кодексу законів про працю України.
Підстава: заява Коваленка О. С. від 05.08.2026 р.
Директор ТОВ «Колос-2024» [підпис] І. М. Петренко
З наказом ознайомлений [підпис] О. С. Коваленко 14.08.2026 р.
Цей зразок — мінімально достатній. У реальних компаніях додають графи для бухгалтерії, кадрової служби та дати фактичного розрахунку. Головне — зберегти посилання саме на статтю 38 КЗпП і не дописувати зайвих підстав.
Відмінності звільнення за статтею 38 від суміжних підстав
Кадровики часто плутають звільнення за власним бажанням, за угодою сторін і за ініціативою працівника у зв’язку з порушенням умов роботи. Кожна підстава має окрему статтю, і наказ потрібно складати під ту, що відповідає ситуації. Помилкове формулювання — підстава для поновлення на роботі, навіть якщо працівник справді хотів піти.
| Підстава | Стаття КЗпП | Хто ініціює | Чи потрібна заява |
|---|---|---|---|
| За власним бажанням | ст. 38 | Працівник | Так, обов’язково |
| За угодою сторін | ст. 36, п. 1 | Спільно | Так, у довільній формі |
| У зв’язку з переходом на виборну посаду | ст. 36, п. 5 | Працівник | Так, із документальним підтвердженням |
| Через неможливість продовжувати роботу | ст. 38, ч. 3 | Працівник | Так, з обґрунтуванням причини |
Якщо працівник у заяві написав «прошу звільнити за власним бажанням у зв’язку з переїздом до іншого міста», кадровик може обрати одну з двох формул: або залишити посилання лише на статтю 38 без уточнення причини, або зробити позначку «у зв’язку з неможливістю продовжувати роботу» і тоді звільнити у строк, зазначений у заяві, навіть якщо він менший за 14 днів. Другий варіант вимагає доказів — копії квитанції, наказу про переведення члена сім’ї, медичного висновку.
Скасування, відкликання та виправлення помилок
Роботодавець може скасувати наказ про звільнення за власним бажанням до дати, зазначеної в наказі як останній робочий день. Працівник має право відкликати заяву. Якщо на це місце вже запросили іншого фахівця письмово, відкликання приймають лише за згодою цього фахівця. У реальній практиці таких випадків мало, але про них варто пам’ятати.
Якщо в наказі виявлено технічну помилку (неправильно вказано дату, ПІБ, номер статті), її виправляють окремим наказом «Про внесення змін» із посиланням на дату і номер первинного документа. Сам наказ не знищують і не переписують — це порушення архівних правил. Вносити зміни до трудової книжки заборонено, замість неї роблять окремий запис «Запис за № ___ вважати недійсним».
Коли працівник відмовляється підписувати наказ, складають акт у довільній формі за підписами не менш як двох свідків. Цей акт додають до наказу і зберігають в особовій справі. Без акта сам факт відмови не зафіксований, і в суді це працює проти роботодавця.
Як оформити наказ у ФОП і малих компаніях
У ФОП і мікрокомпаніях, де працює 3–5 осіб, часто немає кадровика. Наказ підписує сам підприємець. Формулювання лишається тим самим, що й у ТОВ, але дату можна ставити в день подання заяви, якщо працівник і роботодавець погодили скорочений строк. У такому разі в наказі додають фразу: «У зв’язку з досягненням домовленості між працівником і ФОП строк попередження скорочено».
Якщо ФОП наймає працівників за договором цивільно-правового характеру, наказ про звільнення не потрібен — виконавець просто завершує зобов’язання за договором. Наказ оформлюють лише на трудові відносини.
Корисно знати, що Держпраці під час перевірки запитує саме наказ, а не заяву. Якщо наказу немає, відсутній факт волевиявлення роботодавця на звільнення, і штраф за порушення трудового законодавства може сягнути 4 700 грн на ФОП та 18 700 грн на юридичну особу (ст. 265 КЗпП). Це вже без урахування компенсації працівникові, якщо той оскаржить звільнення.
Найпоширеніші помилки та як їх уникнути
Перша помилка — наказ датовано раніше, ніж сплив 14-денний строк. Це класика: заява від 1 серпня, а наказ від 5 серпня зі звільненням 10 серпня. У суді такий наказ скасовують, працівника поновлюють і стягують середній заробіток. Правильно: дата наказу збігається з останнім робочим днем або є пізнішою.
Друга помилка — наказ підписано не тією особою. У великих компаніях право підпису передають наказом про розподіл повноважень. Якщо такого наказу немає, підпис заступника або керівника філії — підстава для визнання звільнення незаконним.
Третя помилка — у наказі зазначено дві підстави одночасно. Наприклад, «за власним бажанням у зв’язку з угодою сторін». Це юридично неможливо, і суд обере ту підставу, яка вигідніша працівникові, — зазвичай ту, де передбачене відновлення. Тому в наказі має бути лише одна стаття.
- Завжди перевіряйте дату останнього робочого дня — це кінець 14-денного строку, а не дата заяви.
- Не змішуйте підстави в одному наказі, навіть якщо працівник просить про це письмово.
- Якщо є сумнів щодо повноважень підписанта, перевірте наказ про розподіл обов’язків.
- Ознайомлення працівника фіксуйте підписом того ж дня, коли підписано наказ, інакше це порушення.
- Не втрачайте оригінал наказу — це документ кадрового архіву зі строком зберігання 75 років.
Судова практика та позиція Держпраці
Верховний Суд у справах про поновлення на роботі неодноразово підкреслював: наказ без заяви не має юридичної сили. Одне лише волевиявлення працівника не звільняє роботодавця від обов’язку оформити документ. У постановах 2023–2025 років суд скасовує накази, якщо в матеріалах справи немає оригіналу заяви працівника або якщо її зміст суперечить формулюванню підстави.
Держпраці під час інспекційних відвідувань перевіряє три речі: наявність заяви з датою, відповідність підстави у наказі статті КЗпП і дату фактичного розрахунку в день звільнення. Якщо одна з ланок випадає, інспектор складає припис і може передати справу до суду. Практика показує, що 6 із 10 перевірок закінчуються саме через формальні порушення в кадрових документах.
Корисно також пам’ятати, що працівник має право оскаржити наказ протягом одного місяця з дня вручення копії або трудовой книжки. Якщо працівник не забрав копію наказу особисто, строк перебігу починається з дня, коли він дізнався про звільнення. Надсилати копію поштою рекомендованим листом обов’язково, інакше ризик пропуску строку вже лягає на працівника, а не на роботодавця.
Часті запитання (FAQ)
Чи можна скласти наказ про звільнення за власним бажанням того ж дня, коли подано заяву?
Так, але тільки якщо обидві сторони письмово погодили скорочений строк. У наказі тоді додають окремий пункт про досягнуту домовленість. Без такої фрази наказ оформлюють на дату, що збігається з останнім днем 14-денного строку.
Що писати в графі «Підстава» — заяву чи статтю КЗпП?
І те, і те. У графі «Підстава» зазначають: «Заява працівника від [дата], стаття 38 Кодексу законів про працю України». Це дає змогу перевіряючому одразу побачити документ-передумову і правову норму.
Чи має право ФОП підписувати наказ про звільнення сам у себе?
Так, якщо ФОП є роботодавцем за трудовим договором. Підпис ставить фізична особа — підприємець. Якщо ФОП найняв директора за трудовим договором, наказ підписує директор, а ФОП затверджує його печаткою (за наявності).
Як бути, якщо працівник відмовляється підписувати наказ?
Складають акт за підписами двох свідків. У графі ознайомлення роблять позначку «Від підпису відмовився, акт від [дата] № ___ додається». Сам факт відмови не зупиняє звільнення, але без акта процедура вважається порушеною.
Чи зобов’язаний роботодавець видати копію наказу працівникові?
Так, у день звільнення. Працівник має право отримати належно завірену копію. Якщо працівник не з’явився, копію надсилають рекомендованим листом на адресу, зазначену в особовій справі. Це знімає ризик пропуску строку на оскарження.
Чи можна об’єднати наказ і заяву в один документ?
Ні, це юридично помилкова практика. Заява — це волевиявлення працівника, наказ — це рішення роботодавця. Навіть якщо вони датовані одним днем, це два окремі документи з окремими реквізитами і окремими підписами.
Як виправити помилку в даті наказу, якщо наказ уже зареєстровано?
Видають окремий наказ «Про внесення змін» із посиланням на дату, номер і суть помилки. Оригінал наказу не знищують, а зберігають разом із наказом про зміни. Це вимога архівного зберігання кадрових документів.
Чи потрібен окремий наказ, якщо працівник передумав і відкликав заяву?
Так, якщо наказ уже підписано. Скасування оформлюють наказом «Про скасування наказу від [дата] № ___» із зазначенням підстави: лист працівника про відкликання заяви. Якщо наказу ще немає, достатньо просто не видавати його, але заяву зареєструвати все одно треба.
Що робити, якщо працівник подав заяву під час випробувального строку?
Право на звільнення за власним бажанням виникає незалежно від випробування. Строк попередження той самий — 14 календарних днів. Скоротити його можна тільки за згодою роботодавця, і цю домовленість фіксують у наказі.
Чи може роботодавець відмовити у прийнятті заяви?
Ні, якщо заява містить вільне волевиявлення працівника і відповідає вимогам до такого документа. Відмова прийняти заяву — це порушення, яке суд кваліфікує як перешкоджання звільненню. Наслідок — поновлення на роботі та компенсація.
Що робити далі: короткий чек-ліст кадровика
Після того як працівник подав заяву, перевірте дату, наявність підпису і формулювання. Порахуйте 14 календарних днів, визначте останній робочий день. Складіть наказ у день звільнення, зареєструйте в книзі наказів, ознайомте працівка під підпис. Внесіть запис до трудової книжки або сформуйте повідомлення про звільнення в електронній системі. Проведьть повний розрахунок у день звільнення. Видайте копію наказу і довідку про доходи. Усе це займає не більше 15 хвилин, якщо шаблон наказу вже є в кадровій системі. Якщо шаблону немає — саме час його створити на основі наведеного вище зразка і затвердити наказом керівника, щоб кожне наступне звільнення не перетворювалось на імпровізацію.
Залишити відповідь